4 Hal yang Harus Diperhatikan Saat Menentukan Lokasi Meeting
Saat hendak mengadakan suatu pertemuan atau acara-acara semacam seminar dan lain sebagainya mencari lokasi untuk pertemuan tersebut merupakan tugas tersendiri bagi penyelenggara acara. Banyak hal harus dipertimbangkan saat memilihnya. Mulai dari lokasi yang strategis, harga, hingga paket coffee break jakarta yang disediakan.
Berikut adalah beberapa hal yang harus anda perhatikan:
- Perhatikan lokasi pemilihan tempatnya
Pertama adalah memperhatikan lokasi dari tempat meeting tersebut. Pilihan tempat haruslah yang sesuai dengan kebutuhan meeting. Misal jika ada banyak peserta meeting dari luar kota maka sebaiknya pilihlah tempat meeting yang juga menyediakan penginapan, lokasinya mudah dijangkau oleh kendaraan umum dan berbagai jenis transportasi.
Namun jika para peserta berasal dari daerah yang sama dan ingin mencari suasana yang baru, maka lokasi yang sedikit jauh dari pusat kota untuk mencari suasana alam pedesaan bisa anda pilih.
- Pastikan jumlah peserta meeting
Setelah menentukan lokasi meeting, sebelum memesannya pastikan anda sudah mengetahui terlebih dahulu jumlah dari peserta meeting termasuk para panitia juga. Hal tersebut sangat penting untuk pemesanan tempat duduk, berapa jumlah paket, luas dari ruangan yang akan digunakan, dan juga budget yang harus disediakan panitia acara.
Selain itu perlu diperhatikan juga siapa saja para peserta meeting. Sesuaikan tempat dan fasilitas meeting dengan para peserta tersebut. Jika peserta merupakan petinggi perusahaan atau klien yang sangat penting, anda harus mengusakan fasilitas terbaik diberikan. Pastikan anda juga memilih paket coffee break jakarta hanya yang terbaik.
- Detail fasilitas yang disediakan
Melanjutkan poin sebelumnya, fasilitas yang ada di tempat meeting sangat penting dalam menunjang kelancaran kegiatan. Pastikan fasilitas yang disediakan memadai untuk memenuhi kebutuhan pertemuan.
Fasilitas-fasilitas yang sudah jadi standar diantaranya adalah layar proyektor, LCD, AC, WiFi yang lancar, toilet pria/wanita, tempat sholat, dan lain sebagainya.
- Sesuaikan dengan budget yang anda miliki
Setelah memilih tempat meeting, mengetahui jumlah peserta dan siapa saja peserta yang diundang, dan mengetahui detail fasilitas yang disediakan oleh tempat meeting tersebut, selanjutnya anda perlu menyiapkan budget sesuai yang dibutuhkan. Ini merupakan persoalan lainnya yang cukup rumit apabila budget yang diberikan pada anda terbatas.
Oleh karena itu sebaiknya anda melakukan survey dan riset terlebih dahulu. Riset bisa dilakukan melalui internet atau rekomendasi rekan untuk info penyediaan ruang meeting. Setelah anda mendapatkan daftar list-nya yang sesuai dengan kebutuhan, anda bisa mendatangi tempat tersebut satu per satu untuk survei mana yang paling sesuai dengan kebutuhan dan budget yang ada.
Itulah beberapa hal yang perlu anda perhatikan seperti lokasi meeting hingga pilihan paket coffee break jakarta untuk keberlangsungan pertemuan.